●特別徴収税額決定通知書上の個人番号の取扱いで総務省が「慎重に」

総務省が民間の事業者に「特別徴収税額決定通知書(特別徴収義務者用)」に 記載されている個人番号の取扱いについて注意を呼びかけています。個人情報保護法が5月に全面施行されることに備えたものです。

 

 民間の事業者は、従業員に課税される住民税を毎年6月から翌年の5月まで月割りで給料から天引きして、納付しなければなりません。これが住民税の特別徴収と呼ばれるもので、天引きする毎月の税額は事前に市町村から送られてくる特別徴収税額決定通知書(特別徴収義務者用)に記載されています。

 今回、その特別徴収税額決定通知書に記載されている個人番号について、総務省が慎重に取扱うよう注意を呼びかけています。

具体的には、次の点について注意を促しています。

@   個人情報の保護に関する法律(以下「保護法」)に基づき、個人情報取扱事業者は、特定個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、かつそれを本人に通知又は公表しなければならず、また、当該事業者が特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて特定個人情報を取り扱うことはできません。

A   したがって、特別徴収税額決定通知書により提供を受けた個人番号の利用に当たっては、例えば、その利用目的を「給与支払報告書作成事務」や「源泉徴収票作成事務」等、番号法に基づく関係事務の範囲で特定し、かつそれを本人に通知又は公表していることが必要であるとともに、その利用目的の達成に必要な範囲に限って利用する必要があります。

B   保護法20条、21条及び番号法12条により、特別徴収義務者は個人番号の取扱いについて、漏えい防止などの必要な安全管理措置を講じる必要があります。

C   個人番号の収集ができていない従業員等については、引き続き個人番号の収集に努める必要があります(番号法6条)。

この注意喚起は、530日に個人情報保護法が小規模事業者にも適用されるようになることから、事前に取扱いの周知を図る目的で出されたものです。